当社が収集する個人情報の内容
当社は、お客様が当社に登録し、製品またはサービスを注文し、または配送の詳細を提供する際に、お客様に関する情報を収集します。また、お客様が自主的に顧客調査に協力したり、フィードバックを提供したり、求人に応募したりする際にも情報を収集します。Webサイトの利用情報は、cookieを利用して収集されます。また、展示会来訪の際に連絡先を収集することもあります。
特に、以下の内容の個人データを収集し、使用します。
a) 氏名、性別、電子メールアドレス。
b) お客様の連絡先、登録内容、会社名と役職、会社の住所、電話番号、会社の登録番号、電子メールアドレス。
c) ご要望内容および購入されたPiab Group製品の情報。
d) 通信内容
当社は、電子メールまたはその他の手段によるお客様との通信内容を記録・保存します。お客様が電話でご連絡があった場合、当社のお客様サービス係がお客様のご質問あるいはご意見をデータベースに記録します。条件が適切な場合、事前にお知らせした上で、電話での会話を録音することがあります。
e) 当社のWebサイト、その他のデジタル媒体が利用された時に収集される情報。
お客様が当社のWebサイトを閲覧された時、当社はお客様のIPアドレス、ブラウザのタイプ、オペレーティングシステム、閲覧元のWebサイト、Web閲覧行動を記録することがあります。
f) ソーシャルネットワーク関連情報
お客様のソーシャルネットワークの設定次第で、当社はお客様のソーシャルネットワークプロバイダーから情報を受け取ることがあります。例えば、お客様が当社のサービスを利用するためにソーシャルネットワークのアカウントで本人確認を行う場合、当社はお客様の連絡先、関心事、住所録など、同アカウントでのプロフィールを受け取ることがあります。当社がお客様のソーシャルメディアプロバイダーから受け取る個人データの詳細および設定の変更方法については、お客様のソーシャルメディアプロバイダーのWebサイトおよび個人情報保護方針をご確認ください。
g) お客様が当社と共有することを選択した情報
例えば、顧客調査に回答する際にソーシャルメディア上で意見を提供する、またはイベントに参加するためにご自身のデータを提供するなど、お客様は情報を当社と共有することを選択できます。
お客様の個人データは以下の目的以外には使用されません。
当社は、お客様の注文を処理する、お客様のアカウントを管理する、お客様が興味を持つと思われる製品およびサービスに関する情報を電子メールで送信するために、お客様の情報を使用します。Webサイトから収集した情報は、お客様が繰り返し当社のWebサイトにアクセスされる際のパーソナライズにも使用します。また、当社のグループ会社がお客様に製品とサービスを提供できるようにするために、お客様の個人情報を伝達することもあります。お客様の情報は、Piab Groupおよび販売店の中でのマーケティング目的でのみ共有されます。
求職者および従業員の場合、当社が保有する情報に含まれるのは、応募書類と参考資料、雇用契約書およびその変更書、ローンのための給料証明書などの書簡、給与支払い・手当・費用の事務に必要な情報、連絡先および緊急連絡先詳細、休暇・傷病その他の欠勤記録、機会均等監視指針に必要な情報、研修記録／業績評価／該当する場合は懲戒・苦情などの職務経歴に関する記録です。
特に、この処理は以下の目的のために行われることもあります。
a) Webユーザーおよびお客様との間で必要な商業上ならびに管理上の手続きを行う
b) 契約交渉のための連絡、お問い合わせの対応
c) 契約を正式に締結する、または見積りをする際に、関連のサービス、注文、集荷、納品書などを処理するためにデータを使用する。この場合、お客様のデータは第三者プロバイダーと共有されることがあり、必要に応じて、お客様の支払いデータを関連する金融機関と共有します。
d) 電子メール、ソーシャルネットワーク、その他の電子的または物理的手法による商業広告の送信（お客様がそのような商業広告の送付に明白に同意している場合）。Piab Groupのお客様の場合は、ご契約のサービスに関連した商業情報をお送りすることがあります。
e) お客様からのお問い合わせ、苦情に対応するためのご連絡
f) 当社が提供したサービスの内容または品質についてお客様のご意見を伺うためのご連絡
g) 同様に、お客様がWeb閲覧中に収集されたデータは、オンラインコンテンツへのアクセス提供、ならびにWebユーザーからの要望に対処する目的で処理されます。そして、当社がより良いサービスと製品を開発し、より効率的な顧客サービスを提供し、当社Webサイトのデザイン、コンテンツの改善を促進するために、統計的な閲覧記録（IPアドレス、ブラウザーデータ、国、アクセスしたページなど）が収集されます。
h) クライアントおよび／またはサプライヤーのデータは、当社との契約関係の範囲内で、現行法律で規定される管理、会計、労務上の義務を遵守した上で取扱われます。
i) 当社の対話型チャットツール（chatbot）を通してお客様から当社に提供されたデータは、お客様からのリクエストを管理するために使用されます。また、お客様の同意をいただいた場合、データベースにお客様のデータを分類保存してお客様の関心に沿ったプロフィールを作成し、当社の営業活動、商業メッセージの送信、ソリューションやサービスの改善のために使用されます。
j) 同意の取り消し。お客様は、いつでもマーケティングメッセージの受取りについての同意を取り消しできます。同意の取り消しは、当該マーケティングメッセージに示された手順に沿って行うか、電子メールでprivacyofficer@piabgroup.comまでご連絡ください。
k) 当社のWebサイトまたはその他の方法で提供されるフォームに記入する場合、特定の個人情報を提供する必要がありますが、これらのデータは、その提供を必要とした目的以外に使用されることはありません。
l) 当社の従業員の個人情報は、関連する労働および契約上の義務を遂行するために使用されます。
電子商取引および通信に関する現行法律に従い、Piab Groupはスパム行為を行いません。したがって、正当な必要性がない限り、商業メッセージを電子メールで送信することはありません。いずれにしても、お客様は、いつでも当社からのメッセージの受領に対する同意を取り消すことができます。
当社は、法的義務または規制上の要件を除き、ここに記載された目的以外の目的でお客様の個人情報を処理することは致しません。
お客様は、お客様のデータに影響を及ぼす自動処理に基づく決定の対象になることはありません。
処理に関する法的根拠
お客様の個人情報を処理する法的根拠は、上記の目的を遂行するために得られたお客様の同意であり、お客様が情報をリクエストする際、または当社の個人情報収集フォームで該当するボックスにチェックを入れることによって、その同意が要求されます。
ユーザー、クライアント、サプライヤー、または従業員と当社との間に契約関係がある場合、法的根拠とは、発生する契約上の義務であり、条件が適切な場合、関連の法的義務の遂行です。
お客様が当社に個人情報を提供されない場合、または本個人情報保護方針を了承されない場合、Piab Groupは、お客様の個人情報の処理を行いません。しかしながら、その場合、お客様が当社のサービスの情報を受けられない、また、条件が適切な場合、お客様、お客様の会社とPiab Groupの間で契約上の義務が遂行できない状況が発生する可能性があることもご理解いただかなければなりません。
当社がお客様の個人情報を保存する期間
お客様が提供された個人情報は、お客様が当社に要求された情報の管理、ならびにお客様が当社に要求されたサービスの管理、またはPiab Groupと第三者間で結ばれた契約の遂行に必要な期間にわたって保持されます。お客様の個人情報が、商業上の情報を送付するために当社のデータベースに保管されている場合、それは、その処理を合法と認める必要な法的根拠が有効である限り保持されます。商業的情報を受け取りたくないお客様は、いつでも同意を取り消すことができます。
データがその収集目的を果たし次第、当社はそのデータを消去します。しかしながら、法的義務の遵守に必要であれば、お客様のデータの保存を延長します。さらに、法律上の責任が発生し、その規定に要する期間にわたってデータの保持が必要になる場合があります。
当社は、企業間連絡先（顧客、販売店、その他の窓口）を最後の連絡から10年間、または連絡先からデータ削除の依頼があるまで保存します。
選考プロセスを開始するために当社に提供されたデータは、最大1年間保存されます。その後、応募者がPiab Groupに入社していない、または選択プロセスを継続していない場合、当社はデータを削除し、コピーの保存もしません。
当社従業員の個人データは、Piab Groupの雇用期間にわたって保存され、その後は法律に従った期間保存されます。
誰がお客様の情報にアクセスできるか
権限を与えられたPiab Groupの従業員および販売代理店のみが個人情報にアクセスできます。権限を与えられたIT従業員は、安全、コンプライアンス、またメンテナンスの目的で、機器、システム、ネットワークトラフィックの監査・監視を行うことができます。応募者と従業員については、人事部および権限を与えられた管理者が個人情報にアクセスし、処理することができます。
お客様の個人データが伝達される可能性のある受取り先のカテゴリーは以下の通りです。
a) ITプロバイダー、コンサルタント、アドバイザー、その他付帯サービスを提供する会社など、指定第三者業者
b) ソーシャルメディアプロバイダー、マーケティングエージェント、不正検知サービスプロバイダー
c) 関連の法的義務を遵守する目的に限った事業者および公的機関
d) お客様の個人情報を渡すことが適切であるとされるその他の業者、例えば金融機関、保険会社、物流／運送業者など
お客様から提供されるデータは、スウェーデンのPiab ABを親会社に持つPiab Groupの情報システムに統合されるデータベースに組み込まれることがあります。したがって、業務上の理由から、必要に応じて当社グループの他の会社が個人情報を知る可能性があります。
いずれの場合も、上に述べた全ての第三者は、個人情報保護に関する現行規則に準拠した当社の指示に従い、関連の「情報処理同意書」に事前に署名しているか、職業上の守秘義務を負っているか、または、法的義務を遵守して行動するものです。
本Webサイトおよびアプリケーションを通じてお客様が提供された情報は、Piab Groupのサーバーに保管されます。
データ主体としてのお客様の権利行使について
お客様が「一般データ保護規則」（GDPR: General Data Protection Regulation）による権利の行使を希望される場合は、電子メールprivacyofficer@piabgroup.comの主題に当該権利を記し、お客様の国の身分証明書またはパスポートのコピーを添付の上、当社にお送りください。
現行規則が認める、そして条件が適切な場合、お客様が行使できる権利は以下の通りです。
アクセスの権利
お客様は、お客様の個人情報が処理されているか否かをPiab Groupに通知してもらう権利があります。そして、処理されている場合、以下の情報を得る権利があります。
- 情報処理の目的。
- 対象となる情報の種類。
- 情報の保存期間または保存基準。
修正の権利
お客様は、自身の情報が不正確または不完全である場合、追加変更を加えてそれを修正することをPiab Groupに要請する権利があります。
忘れられる権利
お客様は自身のデータを消去するようPiab Groupに要請する権利があります。それは、以下の場合です。
- 取扱いが違法である
- お客様が同意を撤回した
- そのデータが、収集された、または処理された目的に対してもはや不要である
- お客様が異議申し立ての権利を行使し、その取扱いのための優先する法的根拠が存在しない場合
- Piab Groupが法的義務を遵守するためにデータが消去されなければならない場合
以下の理由でデータの取扱いが必要な場合、お客様にはPiab Groupにデータの消去を要請する権利がありません。
- 表現と報道の自由に関する権利を行使するため
- Piab Groupが法的義務を遵守するため
- 訴訟の提起、攻撃防御のため
- 公衆衛生を理由とする、または、歴史的、統計的あるいは科学的研究を目的とする、現行法律に基づいた公共利益のため
データポータビリティに関する権利：
お客様は、お客様のデータを、構造化した一般的で機械可読性のある形式を使って、他のデータ管理者またはお客様自身に送信するよう、Piab Groupに要請する権利があります。ただし、データの取扱いが自動化された手段で行われ、かつ以下に基づいている場合に限ります。
- 特定の目的への同意。
- お客様との契約、または契約締結前の交信。
以下の場合には、データポータビリティに関する権利は適用されません。
- 移行が技術的に不可能である
- 移行により第三者の権利と自由を損なう可能性がある
- そのデータ処理には、現行法律に基づく公共利益の目的がある
取扱いを制限する権利：
以下の項目の少なくとも一つが適用される場合、お客様はデータ取扱いの制限を要請する権利があります。
- 個人データの正確さに対しお客様が異議を提示した状態で、そのデータの正確さをPiab Groupが検証するための期間内である場合。
- 取扱いが違法であり、お客様がその個人データの消去に反対し、代わりにそのデータの使用を制限することを要請する場合。
- Piab Groupが取扱いの目的に対して当該個人データを必要としないが、データ主体が、訴訟の提起および攻撃防御のためにそのデータを求めている場合。
- 管理者の正当性の根拠がデータ主体のそれを優越するかどうかを検証するまでの間、お客様が取扱いに対する異議を申立てている場合。
Piab Groupは、正当な利益がお客様の利益または権利と自由に勝る限り、お客様のデータ取扱いを継続することがあります。
Piabは、最初のコミュニケーション時に、データの取扱いに異議を申立てる、または制限するお客様の権利について、明確に、かつ他の情報とは切り離してお客様に通知しなければなりません。
異議を述べる権利：
お客様の個人データが以下に示す目的のために取扱いされている場合、お客様は、その取扱いに対して異議を述べ、Piab Groupにデータ取扱いを停止するよう要請する権利があります。
- ダイレクトマーケティング
- 科学的／歴史的研究、および統計
- Piabの正当な利益
お客様がダイレクトマーケティングに異議を述べた場合、Piab Groupはお客様の個人データの使用を停止し、お客様の要請に応じます。
Piab Groupは、正当な利益がお客様の利益または権利と自由に勝る限り、お客様のデータ取扱いを継続することがあります。
Piab Groupは、最初のコミュニケーション時に、データの取扱いに異議を申立てる、または制限するお客様の権利について、明確に、かつ他の情報とは切り離してお客様に通知しなければなりません。
プロファイリングの対象とされない権利：
お客様は、自動データ処理に基づき、以下の個人的側面を評価、分析予測することを目的とした個別の決定を行うプロファイリングの対象とされない権利を有します。
a) 業務遂行能力
b) 経済状態
c) 健康
d) 個人的嗜好、興味関心
e) 信頼性
f) 行動
g) 本人の位置、または移動
プロファイリングが自動的処理のみに基づいたものである場合、お客様は、決定事項がお客様に重大な影響を与える法的効果をもたらす可能性がある場合、情報を得る権利があります。
取扱いに対する許可が以下に基づいている場合、お客様は、Piab Groupから人間の関与が得られるよう要請し、自身の見解を示し、決定内容に異議を述べる権利があります。
- お客様の明確な同意
- Piab Groupとお客様自身、もしくはお客様の会社との間の契約
これは、当該決定が、以下によって承認されたプロファイリングの結果として成された可能性がある場合、プロファイリングの対象とならない権利には適用されません。
- お客様の明確な同意
- Piab Groupとお客様自身、もしくはお客様の会社との間の契約
- 現行の法律に基づく取扱い
当社の、お客様に関する情報の利用方法
当社は、ご注文を処理する、アカウントを管理する、そしてお客様が興味を持つと思われる製品とサービスに関する情報を電子メールで送るために、お客様の情報を使用します。また、当社は、お客様が当社のWebサイトを繰り返し検索される特徴を把握し、サイト訪問をお客様に合ったものにするために、また、得られたお客様の個人情報を当社のグループ会社に送り、各社がお客様に製品とサービスをお勧めできるようにするために、Webサイトから収集した情報を使います。お客様の情報は、Piab Groupおよび販売店の中でのマーケティング目的でのみ共有されます。
求職者および従業員の場合、当社は以下の情報を保持します。
- 申込書および参考資料
- 雇用契約書およびその変更内容
- 通信内容。例えば、昇給に関する通知書、要望により、抵当金融会社への給与確認書類など
- 給与支払い、手当、費用の事務に必要な情報
連絡先および緊急連絡先詳細 - 休暇・傷病その他の欠勤記録、機会均等監視指針に必要な情報
- 研修／評価／その他能力評価、そして条件が適切な場合、懲戒・苦情（もし有れば）などの職務経歴に関する記録
Piab Group内でのAI（人工知能）の使用
Piab Groupは、AIベースのアプリケーション（Pixie）を二つの目的で使用しています。Microsoft Teamsでのオンライン会議の議事録を作成するため、そして人事システムと顧客関係管理システム内で個人データを拡張検索するためです。
議事録を作成する場合、ユーザーは会議がAIによって記録されること、また記録を開始する前に会議を退席するオプションがあることを必ず知らされます。AIを使用して議事録を記録する場合の法的根拠は「同意」であり、Piab Groupはその保持ポリシーに従って、これらの議事録を独自の保管場所に保存します。
同意を撤回したい場合は、同意を撤回したい特定の議事録を添えて、privacyofficer@piabgroup.comまでご連絡ください。
個人データの拡張検索を行う場合、検索には、EU内にあるPiab Groupの独自システムに保存されているデータを補完するために、AIを使用してオンラインで他の公開情報を検索することが含まれます。オンラインの拡張検索では、名前、会社名、居住国などの基本情報のみが使用されます。この基本情報はChatGPTに転送され、米国で処理されてから当社に返送されます。他の全ての個人データは、EU内にあるPiab Groupの独自システムに含まれます。この取扱いの法的根拠は当社の「正当な利益」であり、Piab Groupはその保持ポリシーに従って、これらの検索を独自の保管場所に保存します。
このAIによる拡張検索の対象外になる権利を行使したい場合は、privacyofficer@piabgroup.comまでご連絡ください。
第三国への個人データの転送
場合によっては、Piab Groupおよび／またはその関連会社が個人データをEU／EES外の国へ転送することがあります。そのような場合、Piab Groupおよび／またはその関連会社は、適用される要件に応じてお客様の個人データを保護するために必要な措置をとります。例えば、受信側に対して、遵守すべきデータ保護規則に対応してお客様の個人データを保護するよう要求します。
具体的には、顧客（企業間）データは、セントラルITシステムSalesforceに収集・保存されます。データベースは米国（ダラスおよびフェニックス）にあります。また、前述の通り、ChatGPTに基本的な個人データを転送する拡張検索では、PixieとChatGPTを使用します。ChatGPTとの全てのトランザクションは、OpenAIのサーバーに保存されます。
当社は、従業員に対して、そのデータの安全を確保するために、IT安全指針および人事記録保存指示などの保護措置を講じています。
マーケティング
当社は、正当な利益に基づき、お客様が関心を持つと思われる当社および当社グループ会社の製品とサービスに関する情報をお客様に送りたいと考えています。お客様がマーケティング情報または資料を受け取りたくない場合は、いつでも受取りを中止できます。お客様はいつでも、当社がマーケティング目的でお客様に連絡したり、お客様の情報を他のPiab Groupメンバーに提供したりすることを停止する権利があります。マーケティング目的での連絡を希望されない場合は、privacyofficer@piabgroup.comにご連絡ください。
送信された通信は全てPiab Groupの情報システムに組み込まれます。
お客様が当社にお客様の個人データを提供し、本個人情報保護方針を承諾した場合、ユーザーは、当社が以下の活動および／または行為を行うことに、ユーザーからの別段の指示がない限り、明示的に同意されたものとします。
a) お客様の情報請求に応じて、お客様が当社に提供した手段を用いて、商業的および／または販売促進のための通信を送信すること
b) ニュース、イベント、フェアなどの商業情報を含むあらゆる情報、および当社の活動に関する情報、お客様が購入した製品または契約されたサービスに関連するあらゆる情報の送信
ユーザーは、当社が顧客およびその他の関係者と連絡を取るための手段が、会社の固定電話、携帯電話、および当社のWebサイトで提供される会社または顧客サービスの電子メールであることを知らされるものとします。
お客様が、本Webサイトに表示されている以外の通信手段によって、または当社が提供する他の手段によって個人情報を提出する場合、その情報は、当該手段により提供される安全措置に関する責任を免除されます。
履歴書
当社は、当社Webサイトの"work with us"求人セクションを通じて送付された「履歴書（CV）」のみ受諾します。「ユーザー」がPiab GroupにCVを送付した場合、当社は、提供されたデータが、応募者を選考プロセス（それがある場合）に参加させるために処理されること、当社の空席に最適な候補者を選ぶ目的で応募者のプロフィールの分析が実施されることを通知します。当社は電子的に送られたCVのみ受諾するということ、紙面で送付または配達された履歴書は受諾しないということをご理解ください。データに変更が必要な場合は、応募者のデータを適切に更新するために、書面で可能な限り早くお知らせください。
当社は、あなたのCVおよびそれに含まれるデータを最長2年間（法的義務がある場合はそれ以上）保存し、その後データは消去されます。データの取扱い、そして破棄の両方において、完全な守秘が保証されます。そのため、上記期間終了後、引き続きPiab Groupの選考に参加される場合は、再度CVをご送付ください。
ただし、Piab Groupで採用された場合、応募者のCVは、当社との契約関係が続く限り、他の雇用資料と共に保存されます。
お客様の情報へのアクセスおよび訂正
お客様は、当社が保有するお客様に関する情報の写しを要求する権利があります。お客様の個人情報の一部または全部の写しをご希望の場合は、以下の宛先に電子メールか書面にてご連絡ください。お客様の安全とプライバシーのために、当社は、クレデンシャルを求めることで、誰が情報を要求しているのか、どこに情報を送るのかを確認しなければなりません。私たちは、お客様の個人情報が正確かつ最新であることを確認したいと考えます。お客様は、不正確と思われる情報を訂正、または削除するよう当社に要求できます。お客様は、いつでも自身の全ての情報を当社の記録から削除することを要求する権利があります。自身の情報の削除を要求するには、privacyofficer@piabgroup.comにご連絡ください。
cookie
お客様が当社のWebサイトを閲覧する際に、当社はお客様のコンピューターにcookieを送信することがあります。cookieは、小さなテキストファイルか一片のデータで、お客様が開いたWebサイトにより、お客様のコンピューターに保存されます。cookieには、個人を特定できる情報は入っていません。しかしながら、お客様が個人を特定できる情報を当社に提供した場合（当社が提供するインターネット関連のサービスやパスワードに登録するなど）、その情報がクッキー内のデータとリンクすることがあります。cookieには二つのタイプがあります。一つ目は、お客様のコンピューターにファイルを長く保存するタイプで、お客様がコンピューターの電源を切ってもそのファイルは残ります。このタイプのcookieは、例えば、閲覧者がWebサイトを最後に見た時から、そのサイトの更新された情報を保存しています。二つ目のタイプのcookieは「セッションcookie」と呼ばれます。Webサイトを閲覧している間、セッションcookieがお客様のコンピューターのメモリーに一時的に保存されます。これは、例えば、お客様がWebサイト上で選択した言語を維持させるために利用されます。セッションcookieは、お客様がWebブラウザを閉じると削除されるので、コンピューターに長く保存されるものではありません。
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当社は、cookieを以下のような理由で使用します。
- 閲覧のパターンや傾向に関する匿名の統計を取るため。
- 販売データを分析するため。
- マーケティング調査を行うため。
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- 特定のインターネットベースのサービスにおけるユーザーのサイト閲覧を支援または追跡するため。
- パスワードを持つユーザーが、以前に入力した情報を再入力することなく、特定のWebページにアクセスできるようにするため。
cookieに関する選択
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他のWebサイト
当社のWebサイトには他のWebサイトへのリンクが含まれます。本個人情報保護方針は、Piab Group内のWebサイトに限り適用されます。リンクを利用して他のWebサイトを閲覧する際には、そのサイトの個人情報保護方針をご確認ください。
Piab Groupは、第三者によるお客様の個人データの使用に関する責任は負いません。これらのWebサイトの利用は、お客様ご自身の責任において行われるものとします。
当社の個人情報保護方針の変更
当社は、個人情報保護方針を定期的に見直し、更新事項は本Webページに載せます。本個人情報保護方針は、2023年12月18日に最終更新されました。
当社の連絡先
当社の個人情報保護方針について、またはPiab Groupで保持しているお客様の情報についてのご質問は、以下にお問い合わせください。
電子メール：privacyofficer@piabgroup.com
または
Piab AB
Privacy Officer
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スウェーデン
電話：+46 8 630 25 00
