Sposób wykorzystywania informacji
- Spółka musi przechowywać i przetwarzać informacje na Twój temat w standardowych celach związanych z zatrudnieniem. Będziemy wykorzystywać zebrane, przechowywane i przetwarzane informacje wyłącznie w celach związanych z zarządzaniem i administracją. Będziemy przechowywać i wykorzystywać te informacje w celu prowadzenia działalności i zarządzania relacją między Tobą a nami w efektywny, odpowiedni i zgodny z prawem sposób, podczas procesu rekrutacji, w okresie Twojego zatrudnienia, a także po jego zakończeniu i Twoim odejściu. Obejmuje to wykorzystywanie informacji w celu umożliwienia nam realizacji warunków umowy o pracę, spełnienia wymogów prawnych, realizacji prawnie uzasadnionych interesów Spółki oraz ochrony naszej pozycji prawnej w przypadku postępowania prawnego. Jeżeli nie dostarczysz nam tych danych, w pewnych okolicznościach możemy nie być w stanie wypełnić swoich obowiązków. Poinformujemy Cię o skutkach takiej decyzji.
- W niektórych przypadkach przetwarzanie Twoich danych może być konieczne w celu realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów biznesowych, np. w celu zapobiegania oszustwom, w celach administracyjnych, w celu utrzymania poziomu bezpieczeństwa (nazwa użytkownika i hasła) lub w celu zgłaszania potencjalnych przestępstw. Nigdy nie będziemy przetwarzać Twoich danych, jeżeli nasze interesy będą nadrzędne w stosunku do Twoich.
- Znaczna część przechowywanych przez nas informacji pochodzi od Ciebie, ale część może być pozyskiwana z innych źródeł wewnętrznych, np. od Twojego przełożonego, a w pewnych przypadkach — źródeł zewnętrznych, na przykład od osób wystawiających referencje i z mediów społecznościowych.
- Przechowujemy następującego rodzaju informacje: Twój formularz aplikacji i referencje, umowę o pracę z wszelkimi zmianami; korespondencję z Tobą lub na Twój temat, np. skierowane do Ciebie pisma na temat podwyżki wynagrodzenia lub zaświadczenie o wysokości wynagrodzenia wysłane na Twój wniosek do towarzystwa hipotecznego; informacje niezbędne w celach związanych z listą płac, świadczeniami i wydatkami; dane kontaktowe i dane osób do kontaktu w sytuacjach awaryjnych; rejestr nieobecności z powodu urlopu, choroby i innych przyczyn; informacje niezbędne na potrzeby polityki monitorowania równych szans; oraz rejestry dotyczące Twojej historii zawodowej, np. rejestry szkoleń, ewaluacje, inne mierniki wyników oraz, stosownie do okoliczności, rejestry postępowań dyscyplinarnych i procedur rozpatrywania skarg.
- Będziesz wspomniany(-a) w dokumentach i rejestrach firmowych sporządzonych przez Ciebie i Twoich współpracowników w ramach realizacji obowiązków służbowych i zadań związanych z działalnością spółki.
- W razie potrzeby możemy przechowywać informacje na temat Twojego stanu zdrowia, w tym informacje o przyczynie nieobecności, zaświadczenia lekarskie i uwagi. Te informacje będą wykorzystywane w celu wypełnienia naszych obowiązków w zakresie BHP – aby monitorować, jak stan zdrowia wpływa na Twoją zdolność wykonywania pracy i czy należy wprowadzić jakiekolwiek zmiany w Twojej pracy. Ponadto te dane będą nam potrzebne do zarządzania ustawowym i firmowym świadczeniem chorobowym, np. polisami ubezpieczenia zdrowotnego lub ubezpieczenia na życie.
- Nie przetwarzamy informacji szczególnych kategorii dotyczących pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych i filozoficznych, danych biometrycznych ani danych o orientacji seksualnej. W przypadku konieczności przetwarzania danych biometrycznych w celach uwierzytelniania lub danych na temat zdrowia zawsze poprosimy o Twoją wyraźną zgodę na takie działania, chyba że nie jest to wymagane przez prawo lub informacje są konieczne, aby chronić Twoje zdrowie w sytuacji awaryjnej.
- W przypadku gdy przetwarzamy dane na podstawie Twojej zgody, masz prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie.
- Upoważniony personel ma prawo prowadzić audyt oraz monitoring sprzętu, systemów i ruchu sieciowego w celach bezpieczeństwa, zgodności i utrzymania. Ponadto prowadzimy ewidencję Twoich godzin pracy wskazanych w raportach czasu pracy. Szczegóły zostały opisane firmowych podręczniku HR, który będzie dostępny już wkrótce.
- Będziemy ujawniać Twoje dane osobom trzecim tylko w sytuacji, gdy jest to nasz prawny obowiązek lub gdy jest to związane z koniecznością wypełnienia obowiązków umownych, jakie mamy wobec Ciebie. Na przykład może istnieć konieczność przekazania niektórych informacji naszemu zewnętrznemu podmiotowi obsługującemu płatności, bankom, firmom obsługującym karty kredytowe, biurom podróży lub podmiotom obsługującym programy ubezpieczenia emerytalnego lub zdrowotnego. W niektórych przypadkach podmioty te są niezależnymi administratorami i ponoszą pełną odpowiedzialność za przetwarzanie informacji na Twój temat, jakie od nas otrzymają.
- Możemy przekazywać Twoje dane do innych spółek należących do naszej grupy (podmioty przetwarzające) w celach związanych z Twoim zatrudnieniem lub zarządzaniem działalnością spółki. Obejmuje to spółki zajmujące się obsługą wynagrodzeń, ubezpieczeń i emerytur.
- W ograniczonych okolicznościach, gdy będzie to konieczne, Twoje dane mogą zostać przekazane poza EU/EES lub do organizacji międzynarodowej w celu wypełnienia naszych obowiązków prawnych lub umownych. Wdrożyliśmy zabezpieczenia w celu zapewnienia bezpieczeństwa Twoich danych, w tym politykę bezpieczeństwa IT i instrukcję przechowywania rejestrów HR.
- Twoje dane osobowe będą przechowywane przez 2 lata (szwedzka ustawa o przeciwdziałaniu dyskryminacji), a w niektórych przypadkach przez 7 lat (księgowość),
- Jeżeli w przyszłości będziemy mieć zamiar przetwarzać Twoje dane osobowe w innym celu niż ten, w jakim zostały zebrane, poinformujemy Cię o tym celu oraz przekażemy Ci wszelkie inne istotne informacje.
Twoje prawa
- Na mocy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) w związku z Twoimi danymi osobowymi przysługują Ci określone prawa. Masz prawo do zażądania od nas dostępu do Twoich danych osobowych oraz ich sprostowania lub usunięcia, prawo do ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz, w niektórych okolicznościach, prawo do przenoszalności danych.
- W przypadku przetwarzania danych na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody masz prawo (w określonych okolicznościach) wycofać zgodę w dowolnym momencie, przy czym nie wpłynie to na zgodność z prawem czynności przetwarzania wykonanych przed wycofaniem zgody.
- Masz prawo wnieść skargę do organu ochrony danych, jeśli uważasz, że nie przestrzegamy wymagań RODO w odniesieniu do Twoich danych osobowych.
Tożsamość i dane kontaktowe administratora i inspektora ochrony prywatności (Privacy Officer)
Administratorem danych dla celów RODO jest Piab AB.
W razie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących sposobu przetwarzania Twoich danych bądź pytań na temat naszej polityki prywatności lub informacji, jakie przechowujemy na Twój temat, skontaktuj się z naszym inspektorem ochrony prywatności i danych. Dane kontaktowe są dostępne poniżej.
Aby skontaktować się z inspektorem ochrony prywatności i danych, należy napisać wiadomość e-mail na adres: privacyofficer@piab.se lub pismo na adres:
Piab AB
Privacy Officer
Box 4501
SE-183 04 Täby
Szwecja
Telefon: +46 8 630 25 00
