Come utilizzeremo le informazioni dell’utente
- L’azienda deve conservare e trattare le informazioni relative all’utente per i normali scopi attinenti all’occupazione. Le informazioni che raccogliamo, deteniamo e trattiamo saranno utilizzate solo per i nostri scopi amministrativi e di management. Le conserveremo e utilizzeremo per gestire l’attività e la nostra relazione con l’utente in modo efficiente, legale e appropriato, durante il processo di reclutamento, mentre l’utente lavora presso di noi, alla cessazione del suo rapporto di lavoro e dopo che l’utente abbia lasciato l’azienda. Questo include l’uso delle informazioni per permetterci di rispettare il contratto di lavoro, soddisfare eventuali requisiti legali, perseguire i legittimi interessi dell’azienda e proteggere la nostra posizione legale in caso di procedimenti giudiziari. Se l’utente non fornisce questi dati, in alcune circostanze potremmo non essere in grado di rispettare questi obblighi. Informeremo l’utente riguardo alle implicazioni di tale decisione.
- A volte potremmo dovere trattare i dati dell’utente per perseguire i nostri legittimi interessi aziendali, ad esempio per prevenire le frodi, per scopi amministrativi, per mantenere il livello di sicurezza (nome utente e password) o segnalare potenziali crimini. Non tratteremo mai i dati dell’utente laddove i suoi interessi prevalgano sui nostri.
- La maggior parte delle informazioni che deteniamo ci vengono fornite dall’utente, ma alcune di esse potrebbero provenire da altre fonti interne, come il responsabile dell’utente, o in altri casi da fonti esterne, come persone di riferimento e social media.
- Il tipo di informazioni che deteniamo include la domanda di lavoro e le referenze dell’utente, il suo contratto di lavoro ed eventuali modifiche; corrispondenza con o riguardo all’utente, ad esempio lettere per l’utente relative a un aumento di stipendio oppure, su richiesta dell’utente, una lettera al suo istituto di credito ipotecario per confermare il salario; informazioni necessarie per la gestione di paghe, vantaggi e spese; dettagli di contatto e di contatto di emergenza; prove di assenza per ferie, malattia, altro; informazioni richieste ai sensi della politica del monitoraggio delle pari opportunità; e documenti relativi alla carriera dell’utente, come documenti sulla formazione, valutazioni, altre misure delle prestazioni e, laddove appropriato, documenti inerenti azioni disciplinari e lamentele.
- L’utente sarà citato all’interno di documenti e registri aziendali prodotti dall’utente e dai suoi colleghi durante lo svolgimento dei propri compiti e l’attività aziendale.
- Laddove necessario, potremmo conservare informazioni relative alla salute dell’utente, che potrebbero includere motivi di assenza e documenti e note di natura medica. Queste informazioni saranno utilizzate per adempiere ai nostri obblighi in materia di salute, sicurezza e medicina del lavoro; per tenere conto dell’eventuale impatto che la salute dell’utente abbia sulla sua capacità di effettuare il proprio lavoro e se eventuali modifiche al suo lavoro siano o meno appropriate. Avremo bisogno di questi dati anche per amministrare e gestire l’indennità di malattia, sia obbligatoria che fornita dall’azienda, ad esempio assicurazione sanitaria o politiche di assicurazione sulla vita.
- Non trattiamo specifiche categorie di informazioni che riguardano l’origine razziale o etnica dell’utente, le sue opinioni politiche, i suoi credi religiosi e filosofici, i suoi dati biometrici o il suo orientamento sessuale. Qualora fossero necessari dati biometrici per dati relativi all’autenticazione o alla salute, otterremo sempre il consenso esplicito dell’utente per queste attività, salvo che non sia richiesto dalla legge oppure qualora le informazioni siano necessarie per proteggere la sua salute in caso di emergenza.
- Qualora trattassimo i dati sulla base del consenso dell’utente, quest’ultimo ha il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento.
- Il personale autorizzato può verificare e monitorare attrezzature, sistemi e traffico di rete per scopi di sicurezza, conformità e manutenzione. Teniamo anche un registro delle ore lavorate dall’utente in base al suo cartellino, come descritto in dettaglio nel manuale HR dell’azienda subentrante.
- Divulgheremo informazioni sull’utente a terze parti solo se siamo legalmente obbligati a farlo oppure se dobbiamo rispettare i nostri doveri contrattuali nei confronti dell’utente: ad esempio, potremmo dovere passare specifiche informazioni al nostro fornitore di pagamento esterno, a banche, società di carte di credito, agenzie viaggio, sistemi pensionistici e di assicurazione sanitaria. In alcuni casi queste parti agiscono come responsabili indipendenti e hanno la piena responsabilità del trattamento delle informazioni dell’utente da noi fornite.
- Potremmo trasferire le informazioni relative all’utente ad altre aziende del gruppo (incaricate al trattamento) per scopi connessi all’impiego dell’utente o alla gestione dell’attività dell’azienda. Questo include società di pagamento, assicurazione e pensionistiche.
- Solo in circostanze necessarie e limitate, potremmo trasferire le informazioni dell’utente al di fuori dell’UE/SEE oppure a un’organizzazione internazionale per rispettare i nostri requisiti legali o contrattuali. Disponiamo di misure di sicurezza, inclusa una politica per la sicurezza informatica e istruzioni sulla conservazione dei documenti HR, per garantire la sicurezza dei dati dell’utente.
- I dati personali dell’utente verranno conservati per un periodo di 2 anni (Legge svedese sulla discriminazione) oppure, in alcune circostanze, per 7 anni (contabilità).
- Qualora in futuro avessimo intenzione di trattare i dati personali dell’utente per uno scopo diverso da quello per cui sono stati raccolti, forniremo all’utente informazioni in merito a tale scopo e qualsiasi altra informazione rilevante.
Diritti dell’utente
- Ai sensi del Regolamento generale per la protezione dei dati (GDPR), l’utente dispone di alcuni diritti relativamente ai propri dati personali. L’utente ha il diritto di chiederci di accedere a e rettificare o cancellare i propri dati personali, il diritto di limitare il trattamento, opporsi al trattamento e, in alcune circostanza, ha diritto alla portabilità dei dati.
- Qualora l’utente abbia fornito il proprio consenso al trattamento dei propri dati, ha il diritto (in alcune circostanze) di revocare detto consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la legittimità del trattamento avvenuto prima della revoca di detto consenso.
- L’utente ha il diritto di presentare un reclamo all’Autorità incaricata della protezione dei dati se ritiene che non vi sia stato il rispetto da parte nostra dei requisiti del GDPR in relazione alle proprie informazioni personali.
Identità e dettagli di contatto del Responsabile del trattamento e Responsabile della privacy
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Per qualsiasi dubbio riguardo alle modalità di trattamento dei dati, in caso di domande sull’informativa sulla privacy o sulle informazioni che deteniamo, l’utente può contattare il nostro Responsabile della privacy e della protezione dei dati. Riportiamo di seguito i dettagli di contatto.
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